Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2012 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

Начальник архівного відділу у 2012 році взяла участь у 2-х колегіях Державного архіву Київської області, 1-му семінарі з головами та секретарями сільських і селищних рад по складанню номенклатур справ та передачі документів на постійне зберігання до архівного відділу.

Діє програма "Завдання і заходи з виконання Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2011-2015 роки в архівному відділі Володарської райдержадміністрації".

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.

У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереження документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

В архівному відділі станом на 01.01.2012 року зберігається 25952 од. зб. постійного зберігання та 62 од. зб. з особового складу.

Загальна площа архівосховища складає 80 кв. м.

Відповідно до розпорядження Голови Київської облдержадміністрації від 09.04.2008 № 547 «Про заходи щодо забезпечення збереження документів в архівних установах Київської області, розпоряджень райдержадміністрацій та рішень місцевих рад були здійснені наступні заходи:

З метою посилення пожежної безпеки в архівному відділі протягом звітного періоду встановлена охоронно-пожежна сигналізація, посилений контроль за дотриманням правил пожежної безпеки.

У 2012 році перевірена наявність та фізичний стан 2480 од.зб. (8 фондів).

Протягом звітного періоду в архівосховищі проведені санітарні дні, здійснені 96 вимірів температурно-вологісного режиму.

 3. Державний облік документів НАФ

У 2012 році каталогізація документів проводилась по фонду Володарської селищної ради, складено 306 карток по 3 справах.

Тематика складених карток : виділення земельних ділянок установам і громадянам; створення, ліквідація та реорганізація установ і підприємств; оформлення права власності; введення в експлуатацію промислових підприємств, житлових будинків; про перейменування вулиць.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Робота архівного відділу Володарської райдержадміністрації у 2012 році була спрямована на виконання планових завдань розвитку архівного справи в районі, на організацію роботи по забезпеченню обліку схоронності документів у відділу та відомчих архівах. У своїй роботі відділ керувався Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", основними правилами роботи державних архівів, Указами та Розпорядженнями Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, наказами Державного архіву Київської області, розпорядженнями обласної та районної державних адміністрацій.Протягом 2012 року архівним відділом здійснювались заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

Протягом звітного року до архівного відділу на постійне зберігання надійшло 411 од. зб. управлінської документації.

У звітному році експертна комісія архівного відділу схвалила описи на 411 справ управлінської документації,  із запланованих 400 одиниць зберігання.

Погоджено ЕПК:

- описів з особового складу -62 одиниці зберігання;

- номенклатур справ - 6;

- положень про ЕК - 1;

- положень про служби діловодства - 1.

Оправлено та підшито 100 одиниць зберігання із запланових 100.

Закартоновано у зв'язку з прийомом на державне зберігання 411 одиниць зберігання із запланових 400.

Проведено перевіряння наявності документів 8-ми фондів, а саме: 2480 одиниць зберігання.

Проведено 6 комплексних перевірянь установ, підприємств та організацій; 3 контрольні перевіряння установ, підприємств, організацій; 1 тематичне перевіряння.

Користувачів за 2012 рік було 16, видано користувачам 68 справ. Іноземних користвачів не було.

Архівний відділ протягом звітного періоду продовжував здійснювати контроль за станом упорядкування документів по встановлені роки в установах-джерелах формування НАФ.

Запланований об'єм робіт виконаний повністю.

Разом з тим, залишаються проблеми щодо організації зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

5. Використання інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації архівних відділів райдержадміністрацій залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року архівний відділ отримав 5 запитів соціально-правового характеру. З позитивним результатом виконано 5 запитів соціально-правового характеру.

Тематика соціально-правових запитів, що переважала у 2012 році: про підтвердження трудового стажу; про обрання депутатами місцевих рад.

Тематичних запитів протягом 2012 року виконано 194 (з позитивним результатом - 153 запит)

Архівним відділом для поліпшення роботи із зверненнями громадян вжиті наступні заходи:

• під час прийому громадян надаються відповідні змістовні консультації з порушених питань; скарг від громадян не було;
• ведеться каталогізація документів щодо рішень органів місцевого самоврядування з питань приватизації та виділення земельних ділянок.

Протягом 2012 року архівний відділ відвідали 16 користувачів, яким було видано 68 справ.

Ведеться робота по створенню сайту "Архіви Володарщини", створення електронного каталогу архіву з пошуковою системою на базі спеціального програмного забезпечення. Проводиться робота по створенню описів в електронному вигляді та розміщенні їх на сайті архіву.

6. Трудовий архів

Станом на 01.01.2012 на території Володарського району функціонує 1 трудовий архів, який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

Основним завданням трудового архіву є приймання та збереження документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ організацій району.

У трудовому архіві працює 2 штатних працівника.

Трудовий архів знаходиться за адресою: пл. Миру, 2, смт Володарка. тел. (04569) 5-16-58.

Трудовий архів зберігає 8 од. зб. тимчасового зберігання та 6581 од. зб. з особового складу.

Протягом 2012 року трудовим архівом виконано 160 запитів із соціально-правових питань.